Quy trình kế toán trong một đơn vị kế toán

Khái niệm đơn vị kế toán được qui định trong Luật kế toán ở Việt nam là các doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác; các tổ chức có sử dụng kinh phí nhà nước hay không sử dụng kinh phí nhà nước. Công việc của kế toán trong một đơn vị kế toán được tiến hành theo một qui trình: từ thu thập, xử lý đến cung cấp thông tin kinh tế tài chính hữu ích cho người sử dụng. Qui trình kế toán có thể minh họa khái quát qua Sơ đồ 1.1
Thu thập là giai đoạn đầu tiên của qui trình kế toán, liên quan đến việc “sao chụp” các nghiệp vụ kinh tế tài chính gắn liền với một doanh nghiệp, một tổ chức cụ thể. Các nghiệp vụ kinh tế trong giai đoạn này được phân chia thành 2 nhóm: bên trong và bên ngoài. Các nghiệp vụ kinh tế bên ngoài liên quan đến các giao dịch giữa doanh nghiệp với các chủ thể độc lập ngoài doanh nghiệp như: người mua, người bán, ngân hàng, nhà nước và các cá nhân, tổ chức khác. Các nghiệp vụ kinh tế bên trong chính là quá trình kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp. Chẳng hạn: ở các doanh nghiệp sản xuất, đó là quá trình sử dụng các loại máy móc thiết bị trên cơ sở nguồn nhân lực sẵn có để chuyển đổi các loại vật liệu thành sản phẩm hàng hóa. Kế toán xem các nghiệp vụ kinh tế như là những dữ liệu đầu vào của quá trình kế toán.

– Để thực hiện công việc này, kế toán sử dụng phương pháp chứng từ kế toán. Đó là phương pháp “sao chụp” các nghiệp vụ kinh tế tài chính hình thành ở đơn vị và là cơ sở cho quá trình xử lý thông tin ở bước tiếp theo. Chứng từ kế toán là cơ sở cho việc bảo vệ tài sản, giải quyết các mối quan hệ pháp lý liên quan đến nghiệp vụ kinh tế và là căn cứ để cho các bước tiếp theo của qui trình kế toán.
– Xử lý là giai đoạn tiếp theo của quá trình kế toán, bao gồm hai công việc là đo lường và ghi nhận; và có tính phản hồi. Về bản chất, đo lường diễn ra trước khi ảnh hưởng của những nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận. Để thông tin kế toán có ích, nó phải thể hiện bằng một đơn vị đo lường chung nhất nhằm tổng hợp ảnh hưởng của tất cả các nghiệp vụ kinh tế. Trong nền kinh tế, tất cả các giao dịch kinh tế đều phản ánh qua giá cả, thể hiện dưới hình thái tiền tệ. Tiền là phương tiện thanh toán và xác định giá trị, do vậy cho phép chúng ta so sánh giá trị của những tài sản khác nhau, tổng hợp hay loại trừ các ảnh hưởng của các giao dịch kinh tế để tạo ra những thông tin mới. Như vậy, đo lường thực chất là sử dụng thước đo tiền tệ để phản ánh các đối tượng của kế toán.
–  Ngoài thước đo tiền tệ, kế toán còn sử dụng thước đo lao động (ngày công, giờ công…) và thước đo hiện vật (cái, kg, lít, m3…). Sử dụng thước đo hiện vật giúp cho việc kiểm soát chặt chẽ tình hình tài sản về mặt số lượng, như: số lượng máy móc thiết bị, số lượng vật tư dự trữ và tiêu hao, số lượng sản phẩm sản xuất ra… Tuy nhiên, thước đo hiện vật có mặt hạn chế là nó chỉ được sử dụng để xác định số lượng từng loại đối tượng khác nhau, không thể tổng hợp từ nhiều đối tượng để có chỉ tiêu tổng quát được. Sử dụng thước đo lao động giúp ta xác định được năng suất lao động, giúp cho việc tính tiền công cho người lao động, hoặc phân phối thu nhập cho các thành viên trong doanh nghiệp. Thước đo lao động cũng có nhược điểm là trong nhiều trường hợp không thể tổng hợp toàn bộ thời gian lao động của tất cả những người lao động trong đơn vị, tập thể… vì tính chất lao động của mỗi người khác nhau. Như vậy, thước đo lao động và hiện vật chỉ là yếu tố bổ sung trong quá trình đo lường đối tượng kế toán
–  Một khi các nghiệp vụ kinh tế đã được sao chụp và đo lường, chúng được ghi nhận nhằm cung cấp những bằng chứng về hoạt động kinh tế của một tổ chức. Ghi nhận là quá trình sử dụng các sổ sách kế toán (tài khoản kế toán) kết hợp với nguyên tắc ghi kép nhằm phân loại có hệ thống tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những cách thức nhất định.
– Đo lường và ghi nhận là quá trình có sự tác động qua lại lẫn nhau. Đo lường là cơ sở để kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, và đến lượt nó lại là cơ sở cho những đo lường các đối tượng kế toán phức tạp hơn. Nhiều tài sản của một tổ chức không hình thành ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà liên quan đến một quá trình lâu dài. Hay kết quả kinh doanh của một đơn vị trong một thời kỳ luôn là chỉ tiêu được nhà quản lý quan tâm. Ở góc độ này, ghi nhận chính là tiền đề để thực hiện các công việc đo lường của những đối tượng kế toán này. Đó cũng chính là đặc điểm của quá trình xử lý thông tin kế toán.
– Việc đo lường và ghi chép một cách đơn giản có thể cung cấp thông tin một cách hạn chế cho người sử dụng. Tuy nhiên, các thông tin kế toán cần phân loại và tổng hợp theo những phương thức có ích cho người sử dụng. Việc phân loại cho phép tổng hợp nhiều nghiệp vụ kinh tế có bản chất kinh tế tương tự nhau thành từng loại. Chẳng hạn, tất cả các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng có thể tổng hợp thành tổng doanh thu; hay các nghiệp vụ liên quan đến tiền có thể nhóm lại để trình bày dưới hình thái dòng tiền. Công việc tổng hợp trong quá trình ghi nhận chính là cơ sở để lập các báo cáo kế toán.
– Công việc cuối cùng của quá trình kế toán là thông tin các kết quả đã xử lý cho các đối tượng có liên quan. Quá trình kế toán chỉ có ý nghĩa khi thông tin kế toán được chuyển tải dưới những hình thức nào đó cho những người sử dụng tiềm tàng. Báo cáo kế toán chính là kết quả đầu ra của quá trình đó. Tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng thông tin mà mỗi loại báo cáo kế toán có nội dung và kết cấu riêng. Trong nhiều trường hợp, kế toán còn làm tiếp công việc phân tích và giải trinh số liệu để người sử dụng có thể ra quyết định.
 Tóm lại, qui trình kế toán là quá trình vận dụng nhiều phương pháp khác nhau một cách khoa học để phản ánh các đối tượng của kế toán. Quá trình đó được tổ chức khoa học trên cơ sở nguồn nhân lực có am hiểu về kế toán và các phương tiện xử lý thông tin để tạo ra những thông tin kế toán có ích cho người sử dụng. Vì thế, kế toán được xem như là một hệ thống thông tin trong các tổ chức. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm tạo lập và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán luôn quan tâm đến mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích để thông tin kế toán thật sự có ích trong điều kiện tài nguyên của bất kỳ tổ chức nào cũng có giới hạn. Nhận thức vấn đề này để tránh quan niệm kế toán chỉ đơn thuần là việc tính toán và ghi chép vào sổ sách  mà rộng hơn là thiết kế hệ thống thông tin kế toán.

Leave a Comment