Làm kế toán bằng excel có những ưu điểm và hạn chế gì?

Ngành kế toán ngày càng phát triển, vì thế kế toán luôn phải thay đổi theo từng thời đại để phát triển, các bạn thường ven với việc làm kế toán theo phương pháp thủ công, nhưng hiện nay với phương pháp đó thì công việc của các bạn sẽ không còn hiệu quả nữa, trong thời kỳ này, khối lượng công việc ngày càng nhiều, các doanh nghiệp yêu cầu bạn phải làm như thế nào để có thể đem lại hiệu quả cao nhất. Để làm được điều này bạn cần phải có sự hổ trợ từ máy tính, để tích hợp công việc trên phần mềm và đem lại hiệu quả tối ưu. Như cúng ta đã biết excel là một nội dung cơ bản mà bất cứ một kế toán nào cũng cần biết, chương trình học kế toán tin học của trung tâm GEC sẽ giúp bạn thành thạo hơn tronh việc sử dung ứng excel vào công tác kế toán. Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu về kế toán excel sẽ được dạy tại Trung tâm GEC. 

– Excel thường được sử dụng như một kho lưu trữ dữ liệu, có người gọi thông tin lưu trữ trên Excel là cơ sở dữ liệu, lại có người gọi là danh sách. Cho dù tên gọi là gì đi nữa, Excel luôn là một nơi hữu ích để lưu trữ thông tin. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc những điểm thuận lợi và bất lợi trước khi biến Excel thành nơi lưu trữ dữ liệu của mình

– Bạn cũng có thể lưu dữ liệu vào một chương trình ứng dụng khác và muốn đưa tạm một tập con dữ liệu vào Excel để phân tích. Khi đã truy xuất được thông tin này, bạn sẽ muốn tổ chức nó trong Excel để sắp xếp hợp lý hoá tiến trình phân tích cần thực hiện

– Excel thường dùng để tạo CSDL phẳng. Tuy vậy, với một kiến thức nhất định, bạn cũng có thể cải thiện, để Excel giúp bạn truy xuất một số thông tin, báo cáo cần thiết như 1 CSDL quan hệ loại nhỏ và tuỳ mục đích sử dụng thông tin, bạn có thể dựa vào các ưu điểm cũng như nhược điểm để xác định xem CSDL Excel có đáp ứng được nhu cầu của bạn hay không ?

– Ưu điểm của kế toán làm bằng Excel :
+ Không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về CSDL: Bản chất của mô hình bảng tính hoàn toàn thích hợp với việc tạo danh sách. Nếu chỉ cần tạo DS dữ liệu, Excel sẽ là giải pháp tối ưu
+ Tạo thuận lợi cho người dùng khác: Người dùng CSDL cảm thấy thoải mái khi sử dụng chương trình mà họ đã quen thuộc
+ Phạm vi phân phối rộng rãi: Excel là chương trình ứng dụng được phân phối rộng rãi. Nó hầu như được cài đặt trên tất cả các máy tính hơn các CSDL chuyên dùng như Access, SQL, Oracle…
+ Có nhiều khả năng phân tích: Bạn có thể khai thác toàn bộ khả năng phân tích dữ liệu của Excel mà không cần đến một chương trình nào khác

– Các hạn chế của kế toán làm bằng Excel :
+ Kích thước nhỏ: CSDL Excel trên lý thuyết bị giới hạn ở kích thước một trang bảng tính với 65535 mẩu tin (giả thuyết hàng đầu tiên bạn đặt tên cho trường) và 256 trường (cột). Tuy niên, thực tế, giới hạn này còn nhỏ hơn rất nhiều, giới hạn thực tế thay đổi từ máy tính này đến máy tính kia, tuỳ vào hệ thống và sự kiên nhẫn của mỗi người. Đó là vì kích thước tập tin thường rất lớnở những cấp độ này, khác với chương trình CSDL chuyên dùng như Access, Excel nạp toàn bộ CSDL vào bộ nhớ khi bạn mở tập tin nên phải mất một khoảng thời gian rất lâu mới mở được (do kích tước quá lớn) khiến máy tính của bạn trở nên chậm và khi lưu tập tin, cũng mất nhiều thời gian như thế
+ Không có khả năng thiết lập quan hệ: Excel là CSDL phẳng nên bạn không thể thiết lập quan hệ giữa các tập hợp dữ liệu khác nhau
+ Không bảo vệ được sự toàn vẹn dữ liệu: Excel không cung cấp nhiều khả năng bảo vệ sự toàn vẹn dữ liệu. TD : không có cách ngăn không cho người dùng nhập chuỗi ký tự vào một trường vốn chỉ sử dụng dữ liệu số
+ Khả năng bảo mật kém: Khả năng bảo mật của Excel cực kỳ lỏng lẻo
+ Hạn chế ở khả năng hỗ trợ việc sử dụng đồng thời: Mặc dù Excel cung cấp các đặc tính dùng chung bảng tính một cách đồng thời, nhưng những đặc tính này xem ra rất hạn chế nếu so sánh với các chương trình CSDL chuyên dùng khác
=>Kết luận: Dù không có nguyên tắc chung nào, CSDL Excel vẫn là giải pháp tối ưu dành cho các DS nhỏ (khoảng vài trăm hàng và mười mấy cột) vốn không đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu như bảo mật, khả năng sử dụng đồng thời, sự toàn vẹn dữ liệu, và các khả năng lập báo biểu của một chương trình CSDL truyền thống

Leave a Comment